Définition:
Une note de débit, également appelée avis de débit, est un document commercial utilisé dans les transactions B2B (business-to-business) pour communiquer diverses informations financières entre vendeur et acheteur. Il existe deux cas principaux d’utilisation :
1. Du vendeur à l’acheteur :
- Rappel de facture impayée : Lorsqu’un acheteur n’a pas réglé une facture dans les délais prévus, le vendeur peut lui envoyer une note de débit en guise de rappel. Cette note détaille le montant dû, la date d’échéance de la facture et éventuellement des frais de retard.
- Modification d’une facture déjà émise : Si une erreur a été commise sur une facture existante (prix incorrect, quantité erronée, etc.), le vendeur peut émettre une note de débit pour rectifier cette erreur.
- Facturation de frais supplémentaires : Si des frais supplémentaires s’appliquent à la transaction (par exemple, des frais de transport additionnels), le vendeur peut les facturer via une note de débit.
2. De l’acheteur au vendeur :
- Demande de remboursement ou d’avoir : Dans le cas d’un retour de produit, d’une erreur de livraison ou d’un autre problème justifiant un remboursement ou un avoir, l’acheteur peut envoyer une note de débit au vendeur. Cette note explique la raison du retour ou de l’erreur et précise le montant à rembourser.
Points importants à retenir:
- La note de débit n’est pas un document de paiement. Elle sert uniquement à informer l’autre partie d’une dette ou d’une modification financière.
- Le paiement doit être effectué séparément, selon les modalités convenues entre les parties.
- Il est crucial de mentionner clairement le motif de la note de débit (rappel de facture, modification, etc.) afin d’éviter tout malentendu.
Avantages de la note de débit:
- Améliore la clarté et la transparence des transactions financières.
- Facilite le suivi des impayés et des avoirs.
- Permet de corriger rapidement les erreurs de facturation.
- Constitue une preuve documentaire en cas de litige.
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